Okulum Takip Uygulaması Yetkilileri ve sisteme abone olan kurumların yöneticileri ("Abone Kurum") bu metin kapsamındaki kişisel veri işleme faaliyetleri yönünden veri sorumlusu sıfatını haizdir.
Abone Kurumların öğrenci eğitim süreçlerinin dijital ortamda yönetimi ve takibi, velilerin bilgilendirilmesi, randevu ve eğitim süreçlerinin yönetimi, ödeme işlemlerinin takibi, beslenme listelerinin paylaşılması, anket/onay alma işlemlerinin yapılması, yetkilendirilmiş personel-veli arasında güvenli veri paylaşımı, verilerin listelenmesi/raporlanması, sistem modüllerinin doğru çalışmasının sağlanması, personelin veri paylaşımının eğitim kurumu yöneticileri tarafından kontrolü. Veriler, Okulum Takip sistemi modüllerinin amaçları dışında işlenmez.
Veriler; Uygulama, kurum içi sistemler ve veli/personel beyanları aracılığıyla toplanır. KVKK m.5 ve m.6 kapsamında; (i) açık rıza, (ii) sözleşmenin kurulması/ifasıyla doğrudan ilgili olma, (iii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, (iv) meşru menfaatlerin korunması hukuki sebeplerine dayanılır.
Kimlik (ad-soyad), Hesap/Erişim (kullanıcı adı, şifre), Eğitim Süreci Verileri, Görsel-İşitsel Kayıtlar (fotoğraf, video), İşlem Güvenliği ve kullanım kayıtları, Velilik/ilişki bilgileri; isteğe bağlı girilen diğer veriler.
Veriler; Abone Kurum yetkilendirilmiş personeli ve öğrenci velileri tarafından görüntülenebilir; hukuki yükümlülük kapsamında yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir; Okulum Takip teknik hizmet sağlayıcılarına ve yalnızca gerekli olduğu ölçüde aktarılabilir.
Uygulama altyapısı gerektiriyorsa veriler yurt içinde ve/veya yurt dışında bulunan sunucularda saklanabilir. Sunucu altyapısı uluslararası kabul görmüş güvenlik standartlarına uygun olarak işletilmekte; AES-256 ve TLS kriptografik protokolleriyle şifreleme uygulanmaktadır. Altyapı GDPR başta olmak üzere ilgili ulusal ve uluslararası veri koruma mevzuatlarına uygundur.
Modüllerdeki resim, video ve belgeler belirlenen süre sonunda otomatik silinir; diğer veriler, ilgili mevzuatta öngörülen/işleme amaçları için gerekli süre kadar saklanır, ardından KVKK ve ilgili Silme-Yok Etme-Anonimleştirme Yönetmeliği uyarınca imha edilir.